【例文あり】ChatGPTで業務効率化できる5つのユースケース！今日から実践できる時短テクを身につけよう

お悩み

ChatGPTを使って、業務効率化したい…！

最新のテクノロジーとして大注目を浴びているChatGPT。

ChatGPTにより仕事は淘汰されていくを言われるほど、大きな影響を持っています。

「ChatGPT」の登場で「生成AI」に一気に注目が集まっています。「人間の仕事を奪われる」と危機感を持つ人もいるようです。
引用元：東洋経済ONLINE

とはいえ、

ChatGPTを全く活用できていない
ChatGPTってそんなに便利？
世間で言われるほど、凄さが分からない…

など、ChatGPTを活用できていない人も多いのではないでしょうか。

結論、ChatGPTを使いこなせれば、あなたの業務もかなり効率化できます！

この記事の内容

現役IT企業勤務の筆者が、ChatGPTでの業務効率化方法をご紹介します。

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ChatGPTで業務効率化：効果的な活用方法5選
ChatGPTで業務効率化：活用する上での注意点
- ChatGPT活用の注意点①：データプライバシーやセキュリティ
- ChatGPT活用の注意点②：正確性と信頼性
キャリアに悩むあなたへ
ChatGPTで業務効率化まとめ

目次へ

ChatGPTで業務効率化：
効果的な活用方法5選

AI分野で先駆的な研究を行っている東京大学の松尾豊研究室が作成した「AIの進化と日本の戦略」によると、ChatGPTができることは下記の5つ。

文章の添削、校正
文章や概念の要約
壁打ち、ブレインストーミング
リサーチ、論点の洗い出し
アイデアの提案

実際の業務における活用方法について、具体例を交えながら紹介します。

ChatGPTで業務効率化①：
文章の添削、校正

メールや文書の自動生成

ホワイトワーカーの場合、メールや文書作成といった業務に多くの時間を割かれているのではないでしょうか。

ChatGPTをうまく活用することで、

メール
レポート
提案書

などといったの文書作成を迅速に行い、業務効率を大幅に向上させることができます。

例えば、システムエンジニアが顧客にプロジェクト進捗報告のドキュメント作成をするとします。

その場合、「クライアントにプロジェクトの進捗を報告するメールのテンプレートを作成して」といった指示をChatGPTに入力することで、下記のように適切な表現を使った文書を素早く作成できます。

SIer夫

ChatGPTなら報告内容の抜け漏れも防げます！

また、ChatGPTは確からしい文章を生成することに長けているので、自分で一からメールや文書を作成するよりも分かりやすいケースも多々ある印象です。

まずはChatGPTに文章案を作成してもらい、細かいところは自身で校正するのがオススメ。
ぜひ活用してみてください！

言語翻訳

言語の壁を越える際にもChatGPTは強力なツールです。

外国語の文書/メールを日本語に翻訳する
日本語で素案を作って、ChatGPTに外国語の文章を作ってもらう

の両方のベクトルで活用できます。

特に、英語のメールはなんとなく読めても、一から自分で文章を作成するのは結構ハードルが高いですよね。

また、作成できたとしても単語の意味を確認しながらになるので、日本語に比べてかなり時間がかかってしまいます。

そんな時はChatGPTに文章案を考えてもらうと、よりナチュラルで、ビジネスの場に適したメールを作成することができます。

例えば、海外のクライアントとの打ち合わせ調整メールの作成を指示すると、下記の返答が返ってきます。
素晴らしいですよね。

また、英語表現としてもTHE・日本人英語ではなく、よりこなれた表現で文案を作ってくれます。

SIer夫

私もたまに海外の方とメールする場面があるのですが、ChatGPTにかなり助けてもらっています！

ChatGPTで業務効率化②：
文章や概念の要約

ビジネスの場では「詳細は不要なので、要点だけ知りたい」といった場面が多くありますよね。

長いレポートや記事をChatGPTに要約してもらうことで、短時間で要点を把握することが可能です。

例えば、情報収集の一つとして、長文の記事の要点だけを知りたいといった場合は、「この記事の要点を教えて」といった指示をChatGPTに入力すると、分かりやすく整理してくれます。

また、

「あなたはIT営業パーソンです」といった立場
「初心者でもわかるように要約して」といった条件

なども入力すると、それを汲んだ要約をしてくれます。

ChatGPTで業務効率化③：
壁打ち、ブレスト

ChatGPTは、自分とは違った観点を持ち合わせる素晴らしい相棒です。

ブレストでの壁打ち
新しいアイディアの探求

にも利用できます。

例えば、新しいキャンペーンのアイディアを考える際、ChatGPTを使って異なる視点や新しいアイディアを得ることができます。

自分ではなかなか思いつかない視点からも案を出してくれるので、行き詰まった時などにも良い相談役になってくれるでしょう。

創造的なアイディアの発想を促進し、より効果的なキャンペーンを展開できます。

なお、ChatGPTは学習した膨大なデータの中から、それぞれのコンテキストで最も確からしい文章を生成する仕組みです。

“感情”や“常識”があるわけではないので、人間には無茶振りと感じるような依頼にも喜んで対応してくれます。

例えば「東北に住む平凡な少年が東京でIT営業として就職し、社長人になるまでのサクセスストーリーを考えて」という無茶振りに対して、下記のように真剣に考え、それっぽい回答を用意してくれます。

SIer夫

無茶振りしてみるのも、新しいアイディアを得るためのオススメ活用法です！

ChatGPTで業務効率化④：
リサーチ、論点の洗い出し

疑問の解消

新しいスキルや業界知識を学びたい時、リサーチにあたっていろんな疑問が湧きますよね。

この言葉はどういう意味？
〇〇って具体的にどういうこと？

ChatGPTにこの疑問を投げかけると、瞬時に分かりやすく解説し、学習をサポートしてくれます。

実際に私も、先輩やPJメンバに質問する前に、ChatGPTに質問をするようにしています。

ChatGPTに質問することで解消する場面も多くありますし、解消せずとも、その後の先輩やPJメンバへの質問の質が上がります。

論点、資料構成案の整理

個人のリサーチから、それを他者へ伝えるところまで、ChatGPTは強い味方になってくれます。

他者に物事を伝えるときは、伝わるストーリーを考えることが重要です。

ある程度の情報を提供することで、それに基づいた論点の洗い出しを行い、分かりやすい資料構成案を作成してくれます。

例えば「この商品の良さをクライアントに伝わるような資料構成を考えて」といった指示をChatGPTに入力すると、下記の回答が得られます。

SIer夫

資料作成に苦手意識がある方は、ぜひ試してみてください！

課題、ユースケースの提示

顧客に提案活動などをする時は、紹介する商材が顧客のどのような課題に対して、どのような価値を発揮するかを分かりやすく述べるのが効果的です。

しかし、多くの場合は顧客の業界で働いたことはないわけで、リアルな課題やユースケースを提示するのに苦労しがち。

その際に、ChatGPTは優れた能力を発揮します。

例えば、「セルフレジは小売業界のどのような課題に対して、どのような価値を発揮する？」と入力すると、下記の回答が得られます。

5つの観点で課題と価値をまとめてくれました。

これらの観点から、実際の顧客により響きそうな観点を中心に、提案ストーリーを組み立てることができます。

ChatGPTで業務効率化⑤：
アイディアの提案

ChatGPTは素晴らしいアイディアの持ち主です。

自分では思いつかない、斬新なアイディアを提案してくれます。

ビジネスの場では、企業の成長方向性や新しい市場機会に関して、常に斬新なアイディアを必要とされています。

ChatGPTは、

業界のトレンド分析
競合状況の評価
新しいビジネスモデルの提案

など、広範囲なトピックに対する洞察を提供します。

これにより、戦略的な意思決定を支援し、イノベーションを促進することが可能です。

また、ChatGPTなら、競合や顧客になりきってアイディアを出すことも可能です。

SIer夫

自由な発想でアイディアを提案してくれます！

ChatGPTで業務効率化：
活用する上での注意点

利便性の高いChatGPTですが、ビジネスの場での使用にはいくつかの注意点があります。

また、会社によってもChatGPTの使用ルールが設けられていることもありますので、自社のルールを確認の上、適切に使用しましょう。

代表的な注意点は下記です。

ChatGPT活用の注意点①：
データプライバシーやセキュリティ

機密情報の取り扱いは要注意です。

ChatGPTに入力したデータは、AIの学習に利用される可能性があるので、機密情報や個人情報の入力は避けるべきです。

例えば、顧客向け提案のブレストをする際にも、自社や顧客の社名やサービス名などを実名で入れるのも避けた方が良いです。

ChatGPTが知り得ない内部の情報が学習されてしまい、不意に情報漏洩になる可能性があります。

ChatGPT活用の注意点②：
正確性と信頼性

ChatGPTを使用する際には、生成された内容が常に正確であるとは限りません。

ChatGPTが提供する情報の正確性は、ご自身で確認した上で使用するようにしましょう。

また、AIが誤解を招く回答をする可能性があるため、人間の判断と経験を適切に組み合わせることが重要です。

個人的には、

正確な情報を確認したい時
　⇨　検索エンジン
情報の整形やアイデアの創造したい時
　⇨　ChatGPT

といった使い分けがオススメです。

あくまで条件をもとに文章を“生成”するAIなので、正しい情報や事実を確認したい時は、検索エンジンや参考資料に頼りましょう。

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