SIer夫婦のキャリア研究所
会社の飲み会の幹事を任された！
何をすれば良い？
サラリーマン生活に飲み会はつきものです。
新人や若手は幹事を任されがちです。
会社の飲み会の幹事とは、ただの宴会の計画者ではありません。
それは、社内のコミュニケーションとチームワークを深めるための重要な役割です。
会社の飲み会は、“ただの”飲み会の幹事ではありません！
とはいえ、
- 幹事って何すれば良いの？
- 先輩や上司に「飲み会の取りまとめもできないのか…」と思われたくない
- 幹事業務で失敗したくない！
と思っている方も多いのではないでしょうか。
結論、この記事でご紹介するポイントを抑えておけば大丈夫です。
この記事では、これだけやっておけばバッチリ！会社の飲み会の幹事ガイドについてまとめています。
- 年収を上げたい
- 本当はテレワークをしたい
- 将来性のあるスキルを身に付けたい…
など、キャリアに悩んでいませんか？
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会社の飲み会の幹事：
これだけやっておけばバッチリ！完全ガイド
会社の飲み会の幹事のTODOは大きく分けて、下記3つです。
- 事前準備
- 当日対応
- 事後フォロー
特に、①事前準備が重要です。
「事前準備で決まる」といっても過言ではありません。
それぞれのTODOを詳しく見ていきましょう。
会社の飲み会の幹事：
STEP①事前準備
飲み会は、まず日程調整からです。
主賓がいる場合は、まずは主賓と飲み会の候補日を調整しましょう。
例えば、送別会の際は、異動となる方と日程をあらかじめ個別に確認するといった具合です。
また、“部飲み”であれば、部長や課長などの予定を確認しておきましょう。
その上で、幹事側から他のメンバ向けに日程調整の案内を出しましょう。
サンプル文面は下記です。
件名：※業務外※社内飲み会の調整のご案内
皆様、
お疲れ様です。○○部の△△です。
この度、社内の親睦を深めるために、社内飲み会を調整することになりました。
〇〇駅周辺でXX時頃〜の開催を予定しています。
下記にURL先から出欠の回答をお願いします。
お忙しいところ恐れ入りますが、YY/ZZまでの回答をよろしくお願いいたします。
-調整さんのURL-
以上、よろしくお願いいたします。
案内をする際に忘れず盛り込みたい情報は、
- 大体の開始時間や場所
- 回答期日
- 日程回答フォーム
です。
大体の開始時間や場所の情報がないと、中には出欠（もしくは遅参）の判断ができない場合があります。
回答期日は1週間ほどをみておけば十分でしょう。
また、よく使われる日程回答フォームは下記です。
日程調整に特化したサービスなので、幹事側・出席者側ともにストレスなく利用できます。
- 調整さん
- Doodle
- 伝助
参加できる人が一番多い日で、飲み会の日程は確定です。
日程が確定した時点で、参加者リストを作成し、誰が参加するかを明確にしましょう。
次にお店の選定です。
お店の雰囲気や料理は、飲み会の楽しさに大きく影響しますから、丁寧に選びたいところ。
幹事としては結構迷いますが、下記のような条件で絞ると探しやすいです。
- 場所は会社周辺
- 個室、もしくは貸切ができるお店
- 喫煙者が多い場合は、近所に喫煙所があるお店
予算は会社毎に感覚が違うので、近い先輩などに確認すると良いでしょう。
迷った場合は、候補を複数店舗挙げた上で先輩に相談してみるのも良いでしょう。
相談するときは「どこが良いですか？」ではなく、複数候補のメリデメを整理した上で相談するとスムーズです！
開催日・開催場所が決まったら、次は会費の確定です。
主賓の方がいる場合は、会費は主賓以外で負担するのが一般的です。
また、役職によって会費に階段をつけることも多いでしょう。
例えば、新人2,000円、主任4,000円、マネージャ6,000円といった具合です。（※金額は一例）
なお、階段をつけるかどうかなどは、会社の文化によっても異なります。
初めて幹事をする場合は先輩にこの辺の慣習を聞いてみることをオススメします。
大人数の場合は、コース料理・飲み放題で予め金額を固定しましょう。
開催日・開催場所・会費が確定したら、参加者向けに詳細をメールやチャットツールで通知しましょう。
下記がメール文面例です。
件名：※業務外※○月○日（曜日）社内飲み会のご案内
皆様、
お疲れ様です。○○部の△△です。
この度、社内の親睦を深めるために、下記の日程で飲み会を開催することになりました。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
◼︎開催日時
○月○日（曜日） 19:00〜21:30
◼︎場所
〇〇居酒屋（住所：〇〇〇〇〇〇〇〇）
※最寄り駅から徒歩5分
◼︎会費
新人：2,000円
主任：4,000円
マネージャ：6,000円
※会費は現金での徴収となります。事前にいただけると幸いです。
◼︎その他
・出欠の変更やご不明な点がありましたら、お気軽に私までご連絡ください
・なお、XX日前のYY/ZZからキャンセル料が発生するのでご留意ください
△△（連絡先）
この機会に、普段話せない方々とも交流を深められればと思います。
皆様のご参加、心よりお待ちしております。
飲み会の中で、挨拶を実施していただくことを考えている場合は、事前に依頼しましょう。
例えば、
- 忘年会では、部長に一年の締めくくりの挨拶をもらう
- 歓迎会では、新人に意気込みの一言をもらう
- 送別会では、異動する人にお別れの挨拶をもらう
などといった具合です。
飲み会といえど、当日にいきなり「挨拶お願いします！」と言われては、何を言ったら良いものか困ってしまいます。
事前に調整しておけると丁寧でしょう。
こういった調整ができる幹事は、印象がとっても良いです！
二次会に行く可能性がある場合は、二次会のお店を事前に2,3個ほど候補をあげておくと安心です。
一次会が終わった後に、すぐに電話して予約できると、幹事としてとってもスマート。
二次会を実施するか、しないかについては、メンバーや組織の雰囲気・文化にもよります。
その辺りも周りの先輩に事前リサーチしておきましょう。
会社の飲み会の幹事：
STEP②当日の振る舞い
飲み会当日は、開催時間や開催場所を再度リマインドできると丁寧です。
これにより、スムーズに飲み会に参加できるため、当日のドタキャンや遅刻が減少します。
また、事前にリマインドすることで、参加者に計画がきちんと進行しているという安心感を与えることもできます。
「幹事をしっかりやっているな！」と先輩や上司に思ってもらえればラッキーです。
計画性があると印象つけることが重要！
事前に決めた会費は、参加者から確実に招集しましょう。
飲み会中に招集するのはバタバタしてしまうため、事前に招集できるとベター。
招集漏れなどがないよう、チェックリストを使いながら招集有無を確認しましょう。
若干管理が複雑になる可能性はありますが、
- 銀行振込
- PayPay
などを併用することで、参加者の利便性は上がるでしょう。
飲み会が始まったら、あとは自分含め参加者に楽しんでもらうだけです。
参加者が楽しめるように、
- 乾杯の発声をお願いする
- 空いたグラスがあれば次の飲み物を頼む
- ラストオーダーの声がけ
など、気を遣えるとさらに良し。
ただ、飲み会中は気を遣いすぎなくて大丈夫！思いっきり楽しみましょう！
飲み会の終了時に会計を行うのも幹事の役割。
事前に参加者から招集した会費から会計を済ませましょう。
ここでもし招集漏れがあった場合は、一旦幹事が会費の建て替えを行い、後日請求するようにしましょう。
なお、会計がスマートにできると“幹事をしっかりやっている感”が演出されます。
飲み会が終盤に差し掛かったら、店員のお会計の案内に素早く反応し、伝票を受け取り会計をしましょう。
会社の飲み会の幹事：
STEP③事後フォロー
飲み会の翌日に、参加者向けに感謝の気持ちを込めたお礼のメールやチャットを送信すると、幹事の印象がさらに良くなります！
内容自体は、下記のように簡単なもので構いません。
翌日の朝一もしくは午前中など、早い時間に出すとなお印象が良いです。
件名：昨夜の飲み会にご参加いただき、ありがとうございました！
皆様、
お疲れ様です。
昨夜の飲み会にご参加いただき、誠にありがとうございました。
おかげさまで、和やかな雰囲気の中、楽しい時間を共有できたと感じております。
新しい交流が生まれ、また一つ社内の絆が深まったことを嬉しく思います。
次回のイベントは〇〇ごろに予定しております。
次回についても皆さんのご参加を心から楽しみにしております。
引き続きともよろしくお願いいたします。
またこの人と飲みに行きたいと思ってもらえたら万歳！
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会社の飲み会の幹事
まとめ
今回は会社の飲み会の幹事のTODOついてまとめました。
会社の飲み会の幹事は、社内のコミュニケーションとチームワークを深めるための重要な役割を担っています。
幹事の役割は多岐にわたり、準備や管理が要求されますが、その成果は社員間の絆を深める大切なものです。
また、事前の準備をしっかり行うことが、当日のスムーズな進行につながります。
このガイドが、成功した飲み会の実現に役立つことを願っています。
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